Il controllo è l’insieme di strumenti che un’organizzazione mette in campo per evitare che uno o più elementi non siano in linea con gli obiettivi dell’organizzazione stessa. Gli obiettivi possono andare dal rispetto normativo al raggiungimento di specifici traguardi che richiedono l’adozione di misure e interventi che, però, potrebbero anche non dare i frutti sperati.

Diventa, quindi, essenziale che, a fianco dell’adozione di interventi volti a raggiungere gli obiettivi, l’organizzazione metta in atto un insieme di attività che CONTROLLINO che quanto fatto stia portando l’organizzazione più vicina ai propri obiettivi e non il contrario.

Il Controllo può avvenire mediante:

1) persone fisiche che vigilano materialmente sull’andamento di elementi significativi relativamente al funzionamento dell’organizzazione. Il controllo ad opera di persone è un elemento importante in tutti i casi in cui non sia possibile usare strumenti che misurino gli indicatori significativi;

2) analisi dei risultati di strumenti (anche non analitici) atti a misurare specifici parametri indicativi del corretto funzionamento del sistema. Quando possibile, l’uso di indicatori è essenziale a tenere sotto controllo gli elementi misurabili. L’uso di indicatori, a differenza del controllo da parte di persone, risulta più oggettivo e meno “sporcato” da eventuali predisposizioni delle persone incaricate. Tuttavia, soffre di limiti di sistematicità che la persona riesce a mettere in atto. Ne consegue che, l’uso di indicatori, richiede un’analisi su quanto misurato e, il più delle volte, l’uso di più indicatori per derivarne indicazioni più efficaci.

Cosa deve fare un’organizzazione in merito al controllo?

Anche il processo di controllo deve essere pianificato, ovvero deve essere messo in atto a fronte di un’analisi preliminare, si direbbe “a bocce ferme”. Questo per evitare che il processo sia inficiato dalla pratica quotidiana.

Per avere un controllo efficace, devo determinare, parafrasando il punto 9.1.1. della UNI EN ISO 9001:2015:

a. cosa controllare: è importante decidere gli elementi che si intendono porre sotto controllo. Non tutto va controllato, ma solo quegli elementi che potrebbero influire sulla capacità della mia organizzazione di raggiungere i propri obiettivi. Esempio: se sono una tipografia, dovrò mantenere sotto controllo la scorta di carta, se sono un ufficio, potrei non averne bisogno. Alcune norme, tra cui il D.Lgs. 81/2008 e il D.M. 10/03/1998, specificano alcuni elementi che è necessario controllare: tutti i sistemi di sicurezza, la cui funzionalità può essere verificata solo mediante attivazione, devono essere controllati;

b. come controllare: una volta definito cosa controllare, dovremo definire come effettuare il controllo. Non posso lasciare all’operatore, sebbene formato, la decisione su come effettuare i controlli. Come controllare vuol dire, soprattutto, definire gli strumenti da usare: possono essere strumenti di misura (es. bolla per verificare la linearità dei montanti di uno scaffale) o possono essere mere checklist;

c. quando controllare: i controlli vanno pianificati ad intervalli regolari, nel senso che devo definire in maniera chiara quando fare i controlli e dotarmi di strumenti che mi permettano di rispettare le scadenze decise. La definizione della periodicità può derivare da analisi meccaniche (MTTF “Mean Time To Failure” che indica il tempo medio tra un guasto e il successivo di un componente o di un sistema complesso), analisi qualitative basate anche sull’esperienza, norme tecniche applicabili;

d. quando analizzare i risultati del controllo: le attività di controllo vanno analizzate per derivarne le relative conseguenze che possono essere delle non conformità o meno. Ad esempio, se misuro la pressione dei pneumatici dell’auto, confronterò quanto misurato con quanto riportato sul pneumatico. Ma se il dato di confronto non è immediatamente disponibile, dopo aver effettuato la misurazione, entro un tempo definito, dovrò confrontare il valore rilevato con quanto richiesto. Analogamente, in caso di non conformità, dovrò darmi un tempo entro cui terminare l’indagine delle cause e apportare eventuali azioni correttive.

Nelle prossime settimane analizzeremo come effettuare il controllo di alcuni elementi specifici per vedere l’applicazione pratica.