Tra poco più di una decina di giorni, prevedibilmente il 12 marzo, dovrebbe vedere la luce la tanto attesa ISO 45001:2018 che diventerà la norma di riferimento per i sistemi di gestione della sicurezza e salute dei lavoratori. Seguirà un tempo tecnico per la traduzione in italiano, già iniziata come iter di attivazione, che porterà all’emissione della UNI EN ISO 45001:2018.
In vista di tale importante novità, vogliamo dare una prima visione della nuova norma e, soprattutto, un confronto con la BS OHSAS 18001:2007 per permettere alle organizzazioni di comprendere quali implicazioni determinerà la nuova norma e quali interventi saranno necessari per la sua implementazione in un’organizzazione già certificata 18001.

1) High Level Structure: la novità più impattante, sia a livello di struttura e organizzazione della norma, sia delle conseguenze applicative, è l’adesione della norma all’HLS, ovvero la struttura che ISO ha determinato per tutte le norme di sistema. Questo porta con sé una serie di nuovi requisiti legati al Contesto e all’analisi delle opportunità. Per chi opera con la 18001, ritroverà, da un certo punto in avanti, un procedere abbastanza coerente con la 18001;

2) Contesto: come già successo per la 9001 e 14001 e succederà per la 50001 e le altre norme di sistema, viene introdotto il tema del Contesto, ovvero, il requisito, per l’organizzazione, di analizzare il contesto geografico, di settore, culturale ecc. in cui va ad insediarsi. Entrando nel pratico, un’azienda in Piemonte, non può non considerare di operare in un contesto geografico con alcune caratteristiche peculiari e con alcune norme regionali specifiche che impattano anche in maniera significativa. Parimenti, un’azienda che opera come appaltatrice presso enti pubblici, non può non considerare alcune difficoltà legate alle catene di comando del committente ecc.;

3) Parti interessate e loro interessi: anche questa è una novità introdotta con l’HLS. Si tratta di andare a definire quali sono le parti interessate e quali sono i singoli interessi e aspettative sul tema. Il datore di lavoro avrà un focus sulla responsabilità ricadute economiche e sull’integrità dei propri lavoratori, gli enti di controllo vorranno un’adesione completa ai requisiti delle norme e così via. Questo servirà nella fase di pianificazione per andare a definire le priorità e gli interventi. Le parti interessate, le ritroveremo in diversi punti della norma, compresa nella gestione delle emergenze, anche verso l’esterno;

4) Partecipazione dei lavoratori: sebbene sia formale, questo requisito passa dalla 4.4.3.2, ovvero nella fase dell’implementazione, al capitolo 5 della Leadership. In sostanza, la partecipazione dei lavoratori e la loro consultazione va ad inserirsi nel contesto della Leadership aziendale e non solo più nella normale operatività. Interessante, sempre in questo requisito, la lettera c: l’organizzazione deve determinare e rimuovere gli ostacoli o le barriere alla partecipazione e minimizzare quelle che non possono essere rimosse. Parliamo di situazioni in cui i lavoratori non partecipano per paura di ritorsioni oppure sono invitati a non dare indicazioni;

5) Opportunità: se chi si occupa di 18001 e le organizzazione che l’hanno già implementata, sono favoriti rispetto all’introduzione dell’analisi dei rischi nelle norme di sistema, anche noi dovremo ragionare sull’altro elemento introdotto dall’HLS, ovvero le opportunità. Si tratta non solo di analizzare i rischi per i lavoratori e l’organizzazione, ma anche di cogliere opportunità di miglioramento delle performance che possono essere riduzione dei rischi o anche solo miglioramento dei processi di governo. Non basterà, quindi, la valutazione dei rischi, ma dovremo lavorare per farla diventare: “valutazione dei rischi per la sicurezza e salute dei lavoratori e analisi delle opportunità di miglioramento”;

6) Obiettivi e programmi: questo capitolo viene approfondito andando a definire un modus operandi ben preciso. Per ogni obiettivo, si deve andare a identificare: cosa si farà, quali risorse richiede, chi sarà il responsabile, quando dovrà essere terminato, come saranno valutati i risultati, come le azioni saranno integrate nel sistema. Sicuramente elementi ben noti a chi si occupa di questa materia, ma vederlo scritto, non lascia scampo;

7) Approvvigionamento: un’assoluta novità all’interno della norma, ma solo in parte nelle organizzazioni già certificate. Sappiamo già gestire molto bene contratti d’appalto e opera da svolgersi presso l’azienda, ma ora, dovremo estendere il discorso a qualsiasi approvvigionamento andando ad assicurarci che siano conformi al nostro sistema. Non dovremo considerare solo l’impatto che l’attività del fornitore avrà sui nostri lavoratori, ma anche come le attività e operazioni nostre possono impattare sui lavoratori del fornitore, oppure gli impatti su altre parti interessate. Esempio: se incarico un corriere di fare la presa alle 17,00, quando l’autista lavora dalle 5,00 del mattino, determino un rischio per l’operatore e per altre persone che si trovano sulla strada. Dovrò andare a definire, a livello contrattuale, specifiche garanzie in merito e imporre ai miei un rispetto degli orari di consegna al corriere per evitare che questo ritardi sul piano e quindi, per recuperare, debba andare veloce o non rispettare il codice della strada;

8) Analisi degli incidenti: qui la norma ha preso atto di un mezzo errore della 18001: gli incidenti (infortuni o mancati infortuni) non sono altro che non conformità e come tali vanno gestite. Sparisce, quindi, il punto norma dedicato, ma viene inglobato nelle non conformità. Scelta perfetta e coerente.
In sostanza, le organizzazione già 18001, non faranno alcuna fatica a passare alla nuova norma, tanto più, se già sono certificati 9001:2015 e/o 14001:2015. Rimane il solito discorso: certificarsi per avere il bollino fa sì che tuto questo sia un peso difficilmente sopportabile per l’organizzazione, certificarsi perché si ha fiducia nella voglia di migliorare, rende tutto questo molto facile sia da implementare che da mantenere.

AimSafe come può aiutarmi?
AimSafe presenta tutta una serie di strumenti che permettono alle aziende di poter facilitare l’implementazione e il mantenimento di un sistema di gestione per la sicurezza:
1) analisi dei rischi e delle opportunità: attraverso il processo di valutazione dei rischi impostato da AimSafe, l’utente viene accompagnato affinchè individui i rischi e le opportunità associate;
2) miglioramento: AimSafe propone un sistema di gestione dei miglioramenti in linea con i requisiti previsti dalla 45001 e dando un ulteriore aiuto a fronte di uno scadenzario anche per gli interventi pianificati;
3) gestione delle non conformità: il sistema previsto all’interno di AimSafe permette una corretta gestione delle non conformità e un remind periodico delle non conformità non correttamente chiuse;
4) prescrizioni legali: il sistema di gestione delle prescrizioni legali, abbinato al database curato dal nostro staff, sono uno strumento perfetto per adempiere ai requisiti di norma. Sistema apprezzato dagli enti di certificazione che ha ricevuto riconoscimenti importanti;
5) gestione dei requisiti formativi e del gap formativo: mediante la definizione dei requisiti formativi per mansione e l’analisi del gap formativo, AimSafe è perfetto per rispettare i punti norma relativi.

Cosa succede ora?
Assumendo che verrà rispettata la data del 12 marzo per la pubblicazione, inizierà il periodo di transizione di 3 anni, durante il quale:
1) Le organizzazioni non certificate potranno certificarsi con la nuova 45001 o con la 18001 precedente. Nel secondo caso, il certificato non durerà 3 anni, ma terminerà alla fine del periodo di transizione;
2) Le organizzazioni già certificate 18001 potranno effettuare l’audit di transizione alla 45001 in occasione dell’audit di rinnovo, dell’audit di mantenimento o richiedendo uno special audit.
L’attività di transizione richiederà un tempo aggiuntivo di verifica che andrà a sommarsi al tempo previsto per l’audit di mantenimento o rinnovo.